Vergaderingen. Er is al veel over gezegd & geschreven. De ene vindt ze nutteloos, de andere is er verzot op. Vergaderingen hebben zeker hun plek. Alleen is de ene vergadering de andere niet. Weet dus wanneer welk type vergadering zijn nut heeft.
De lunchvergaderingen.
Samen iets eten én tegelijkertijd werken. Time efficient! Zet een lunchvergadering in voor een luchtig topic, of brainstorm topic.
Blijf het te bespreken topic wel duidelijk voor ogen houden! Het is verleidelijk af te dwalen in gezellige lunch talk en je te laten afleiden door het recept van je collega haar kleurrijke lunch.
De quick check vergadering.
Kort, krachtig en efficiënt zijn hier sleutelwoorden. Een bullet point vergadering waarbij iedereen op de hoogte blijft van het essentiële, weet hoe de zaken ervoor staan en hoe ze kunnen inpikken.
Trek hier maximaal 10 à 15 minuten voor uit. Zo blijft het fris & energiek. Liefst op een vast tijdstip, zoals elke maandag om 9u. Zo wordt dit voor de medewerkers snel een vaste gewoonte en een ankerpunt in hun agenda.
Deze quick check vergaderingen vinden plaats met je eigen team of het team waarmee je aan een bepaald project samenwerkt.
Het is niet de bedoeling dat iedereen aan het woord komt. Dat iedereen deelt hoe hij/zij erbij zit. Blijkt hier toch nood aan? Of is er nood aan een uitgebreide vergadering rond een specifiek topic? Plan deze dan bewust op een ander moment in.
De optimalisatie vergadering
Naargelang het bedrijf kan deze om de week, om de twee weken of om de maand plaats vinden. Vragen die mogelijk op tafel liggen: “Hoe kunnen we dit beter doen?; Dit zijn onze actuele uitdagingen, hoe pakken we dit aan?”
Oplossingsgericht vergaderen waarbij de werking van de organisatie kan worden geoptimaliseerd. Bijvoorbeeld de hoofden van verschillende divisies die samen komen om de werking tussen verschillende teams vlotter te laten verlopen. Of zoekend naar oplossingen voor een specifiek probleem.
Tip: vermijd onmiddellijk grote discussies. Laat iedereen eerst aan het woord zonder onderbreking gedurende een tijdslimiet.
We voelen ons namelijk snel aangevallen, waarbij we ook snel defensief reageren. We willen maar al te graag ons woord laten gelden. Of we willen zo graag gezien worden. Of we willen net niet gezien worden …
Laat iedereen dus verplicht aan het woord over het onderwerp. Zo heb je iedereen zijn input. Dan kan je een rondje vragen lanceren. Op deze manier verliezen we ons niet nodeloos in gesprekken of reactief gedrag.
De innovatieve vergaderingen.
Deze vinden op regelmatige basis plaats, per kwartaal of één keer per jaar. Doel: innovatie, brainstorming, heruitvinden.
Werken rond teambuilding, of het versterken van de waarden binnen het bedrijf. Elk idee, elke gedachte is welkom. Vaak voelen deze vergaderingen vrij relaxed aan. Zo heeft Google een playground, waar teams één keer per week mogen spelen, muziek opzetten of met de flipperkast spelen. Afwisseling tussen werk en spel bevordert de creativiteit.
Conclusie: vergaderingen, waste of time of net niet?
Veel mensen hebben een hekel aan vergaderen. Een waste of time. Echter efficiënter vergaderen biedt een duidelijk kader om in te navigeren. Veel mensen buurten graag bij iedereen, en stellen links of rechts vragen. Maar je moet maar eens diegene zijn aan wie al deze vragen gesteld wordt. Continue onderbroken worden van je eigen werk. Bij elke onderbreking zijn we ongeveer 20 minuten uit focus. Reken maar eens uit op een hele werkdag …
Een moment creëren om je vragen effectief & zo efficiënt mogelijk te stellen en van daaruit een antwoord of mogelijke piste aangeboden krijgen, heeft dus zeker zijn nut. Zo zal een jong team wellicht meer vragen hebben dan de oude rotten in het vak.
One size does not fit all. Zet de juiste vergadering in op het juiste moment voor meer efficiëntie. In een volgende blogpost delen we graag extra concrete tips & tricks.
Wist je dat je loopbaanbegeleiding ook kan inzetten voor zaken waar je tegenaan loopt in je huidige job? Wil je graag beter leren vergaderen? Vlotter presentaties geven? Beter communiceren naar je medewerkers toe? Je standpunt durven geven? Minder reactief zijn? Alles gerelateerd met je job is welkom bij Heart@Work. Laat je loopbaancheques niet onbenut!
Heart@Work – loopbaanbegeleiding vanuit het hart